Как подтвердить гостиничные расходы в случае утраты кассового чека

При оформлении командировки каждому сотруднику в соответствии с требованиями Трудового законодательства предусматривается начисление командировочных средств, которые могут быть выплачены как до поездки, так и после нее, по факту расходов. Для полной компенсации расходов сотрудника в командировке, ему требуется предоставить в бухгалтерию своей фирмы не только счет, но и кассовый чек, который обычно распечатывается администратором гостиницы.

Что делать в случае утраты кассового чека

Зачастую человек не обращает особого внимания на кассовый чек и утрачивает его, что может привести к трудностям в компенсации фактических расходов. Если купить отчетные документы на doc-msk-1.com можно получить не только подлинные гостиничные чеки, но также счет–фактуру, форму 3-Г, акт выполненных работ и прочие документы при такой необходимости.

Стоит отметить, что отсутствие кассового чека часто компенсируется служебной запиской, которую пишет сотрудник, объясняя в ней все обстоятельства дела. В то же время, бухгалтерам требуется выполнить дополнительную работу, что обуславливается следующим:

• расход на проживание в гостинице или наем жилого помещения подтверждаются только официальный счетом, который является бланком строгой отчетности;
• если расход на проживание подтвердить не получается, то на всю сумму компенсации начисляются страховые взносы, включая медицинское и социальное страхование.

Важно отметить, что фактический расход денежных средств без кассового чека можно подтвердить в том случае, если счет из гостиницы составлен в точном соответствии с требованиями Правительства РФ № 359 от 06.05. 2008 года. При этом бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом, где используются автоматизированные системы, а также содержать некоторые обязательные реквизиты.

Особенности начисления денежных средств при отсутствии кассового чека

Как уже отмечалось выше, в случае документального отсутствия документа, подтверждающего факт проживания в гостинице, для компенсации таких затрат требуется начисление дополнительных страховых взносов. Однако уплачивать налог следует только в случае превышения таких сумм:

• 700 руб. за 1 день нахождения в командировке в пределах РФ;
• 2500 руб. за 1 день нахождения в заграничной командировке.

При этом сумма налога удерживается на ближайшую дату выплаты сотруднику зарплаты в денежной форме.

Альтернативные варианты решения проблемы

В случае утраты чека никто не мешает сотруднику обратиться в гостиницу для получения дубликата такого документа, поскольку в базе данных клиента всегда хранятся сведения о гостях, которые останавливались в отеле. Обычно сотрудники гостиницы всегда стараются идти навстречу и распечатывать дубликаты документов, но зачастую трудность заключается в том, что отель находится в другом городе.

Как показывает практика, с ситуацией утери кассового гостиничного чека сотрудниками, находящимися в командировке, сталкиваются очень многие бухгалтера, поэтому каждому нужно знать, как действовать в такой ситуации. К сожалению, иногда встречаются и такие случаи, когда сотрудник утрачивает полный пакет подтверждающих документов, включая не только чеки с гостиницы, но также билеты на ж/д или авиационный транспорт, товарная накладная и прочие бумаги. Чаще всего в таком случае требуется заказать дубликаты утраченных документов.

Заключение

Учитывая важное значение документов, выдаваемых сотрудникам, находящимся в командировке, каждому человеку следует быть предельно внимательным и в обязательном порядке сохранять все получаемые официальные бумаги.